効率的に改善できる問い合わせの対応
問い合わせ管理用のツールを使用することで、企業の業務効率を大きく改善できます。毎日多くの問い合わせを顧客から受ける企業などは特に利用する価値があり、顧客から問い合わせを受けた内容を情報として適切に管理することにより、販売活動にも利用できます。問い合わせ管理用のツールを使用することの一番のメリットは、多くの社員が問い合わせに関する情報を共有できることです。個々のスタッフが問い合わせに対応するだけでは、問い合わせの業務が効率的におこなえない場合も多いですが、全てのスタッフが情報を共有することにより、自分の仕事に生かすことができます。同じような内容の問い合わせがあった場合でも、情報を共有できる環境があれば、他のスタッフも適切な対応が取りやすくなるのがメリットです。
データとして管理される各種の情報
問い合わせ管理ツールを使用して顧客からの問い合わせ情報を管理する場合には、顧客情報をわかりやすくデータ化することが重要になります。各種の情報を入力しやすいように工夫されている製品も多く、作成された顧客データはオフィス用ソフトなどで簡単に見ることができます。データを作成する時に必ず記録しておく必要があるのが、問い合わせを顧客から受けた時の日付です。時間も正確にデータとして残せる製品もあり、詳細な記録が残っている方が、他のスタッフが見た時に参考にしやすくなります。誰が問い合わせをしてきたのかも、データに残しておく必要がある重要な情報ですが、特定の顧客が何回も問い合わせをしているような場合もあるので、データとして残しておくことで対応がしやすくなるのがメリットです。
具体的な問い合わせ内容のデータ化
問い合わせ管理ツールを使用して、顧客からの問い合わせをデータとして残す場合には、どのような問い合わせがあったのか具体的に書き残しておくことも重要です。社内の多く人が共有することを前提として作られるデータであるために、どのような問い合わせの内容であったのか、情報を入力する人がわかりやすく文章にする必要があります。問い合わせの大まかな内容を文章にする方法はデータとしてまとめる際には便利ですが、あまり問い合わせの内容がアバウトだと、他の人が読んだ時にデータとして利用しづらい場合があります。ある程度、問い合わせの内容を詳しく書いておいた方が他のスタッフの参考になることも多いですが、あまり字数が多いと今度は読みにくくなるので注意が必要です。
